Bestyrelsesmøde d. 10. januar 2011
Tilstedeværende:
Johannes, Sofie, Mikkel, Hans Christian, Jonas, Claus & Nadia
Referent:
Nadia
Dagsorden:
- 1. Godkendelse af referat fra sidste gang d. 8. november 2010
Referatet er godkendt og er lagt ud op hjemmesiden.
- 2. Post
Vi har modtaget nogle regninger fra Bentsen VVS, der har været en del forbi vores ejendom i forbindelse med varmeproblemer, som vi har haft en del af her i vintertiden. Vi har tidligere haft 14 dages betalingstid hos Bentsen VVS, der nu har givet os en længere frist på 21 dage til at betale i – og det er vi meget glade for, da vi har en smule svært ved at nå det inden betalingsfristen. Derudover vil regninger for eftertiden blive tilsendt elektronisk – endnu et skridt på vejen for vores lille andelsboligforening som led i at nærme os CO2-neutralitet.
- 3. Indførelse af de nye medlemmer i forhold til bestyrelsens opgaver
Til dette bestyrelsesmøde prøvede de ”gamle” bestyrelsesmedlemmer at indlemme de ”nye” i, hvilke arbejdsopgaver, der typisk er forbundet med bestyrelsesarbejdet. Det viser sig at være en sværere opgave end først antaget – og på kun et enkelt møde. Dog talte vi meget konkret om kommende arbejdsopgaver, da vi er opsatte på, at vi hver især får nogle områder, som vi kan stå i spidsen for, hvilket i sidste ende skal gøre det mere overskueligt for os selv – og for de resterende andelshavere, hvem det giver mening at rette henvendelse til.
- 4. Bestyrelsesmøderne skal være med en dagsorden
Vi vil bestræbe os på, at vi for eftertiden ikke påbegynder et bestyrelsesmøde uden at have en dagsorden. Dette tilsikrer, at vi husker at drøfte de mest væsentlige ting, og at vi i højere grad kan forberede os til møderne.
- 5. Faste dage til arbejdsdag
Som drøftet på vores sidste GF i midten af december, aftalte vi, at der skulle fastsættes to fast arbejdsdage, hvormed man aldrig er i tvivl om, hvornår der er arbejdsdag, så man i god tid kan sætte et gigantisk kryds i kalenderen. Skulle man dog alligevel være forhindret i at deltage, minder vi om, at det er muligt at påtage sig en arbejdsopgave i samråd med bestyrelsen, så man altså kan ”få sit kryds”. Første søndag i april og første søndag i oktober ligger fast
- 6. Mulighed for uddelegering af ansvarsområder
Vi arbejder målrettet mod at få nogle ansvarsområdet hver især, som vi ”dygtiggør” os inden for. Dette for, at viden ikke går tabt, da det giver mulighed for fordybelse – men også, at andelshaverne ved, hvem det er bedst at rette henvendelse til i forbindelse med spørgsmål. Vi arbejder på, at vi i nærmeste fremtid vil lægge vores ”mærkesager” ud på hjemmesiden, som gerne skulle gøre det mere overskueligt for alle.
- 7. Vedtægter/referat af GF – hvem opdaterer?
Bestyrelsen har taget kontakt til Datea for at finde ud af, hvornår vi kan forvente at få tilsendt referat af vores generalforsamling d. 16. december 2010. Vi lægger det ud på hjemmesiden, når Datea sender det ud til os.
- 8. Døre – gennemgang af tilbud Claus arbejder videre på sagen
Der er blevet indhentet tilbud på nye yderdøre ud mod både gård- og gadesiden. Det beløber sig til en ret høj pris, som vi vil have svært ved at forsvare, da vi mener, der er andre ting, der er mere presserende.
- 9. Etablering af cykelstativer mod gadesiden
Vi har talt om, at vi skal have opsat cykelstativer ud mod gadesiden – ligesom de har på modsatte side. Dette som led i, at skåne vores stakkels husmur mod slidtage og grimme misfarvninger som følge af cykler, der ”skraber” mod facaden. Vi har indhentet nogle tilbud, og undersøger pt. den absolut billigste løsning.
- 10. Administrator – regnskabet gennemgås med en regnskabskyndig
Vi er i bestyrelsen blevet enige om, at vi alle sammen gerne vil være klædt bedre på til at forstå vores regnskab og budget – med andre ord skal vi være bedre til at læse regnskabet og forstå mekanismerne bag. Mikkel vil sørge for at give os kyndig undervisning heri.
- 11. Ansvarsforsikring
Vi talte til bestyrelsesmødet for, hvorvidt bestyrelsen er omfattet af en ansvarsforsikring i så fald vi træffer nogle forkerte beslutninger. Hans Christian undersøger muligheden for, hvordan det forholder sig med ansvarsforsikring for bestyrelsesmedlemmer i andelsforeninger.
- 12. Præsentation af de nye bestyrelsesmedlemmer
Vi tog en præsentationsrunde blandt de tilstedeværende for at blive klogere på, hvem vi hver især er, og hvor vi bedst kan byde ind i forhold til at skulle nærme os nogle faste arbejdsopgaver, som tidligere nævnt i referatet. Dertil kommer, at vi gerne vil præsentere bestyrelsen på en ordentlig måde, hvorfor vi arbejder på en kort præsentation af os hver især, som vil blive lagt ud på hjemmesiden.
- 13. Rekognosceringstur i foreningen
Vores næste bestyrelsesmøde skal tage udgangspunkt i en rekognosceringstur af vores ejendom for at følge op på tilstanden i vores opgange i forbindelse med planerne om, at vi i de respektive opgange gerne vil male/sætte i stand. Derudover vil vi gerne en tur i kælderen for at finde ud af, hvilke muligheder der er for at isolere rørene – en billig måde for os at reducere varmespild på. Vi har udnævnt Sofie til den nye fyrmester, der fremadrettet vil være ansvarlig for at få aflæst gasmålere i kælderen.
- 14. Energirapporten skal gennemgås
Sofie og Nadia vil gennemgå energirapporten vi har fået udarbejdet som led i at finde ud af, hvordan vi kan spare penge – og CO2 – på at foretage energibesparende løsninger.
- 15. Sociale arrangementer
Vi har talt om, at vi gerne vil have nogle sociale arrangementer i foreningen, som vi skal prøve at holde fast i – blandt andet synes vi, at det kunne være hyggeligt med noget sommerhygge/grill i gården.
- 16. Fællesudgifter forbundet med eksempelvis graffiti/vicevært
Som foreslået til vores GF af Jesper fra gårdlauget (som vi også har fornøjelsen af at have i foreningen), vil det være en god idé, at man ser på at få nedbragt udgifterne til eksempelvis vicevært ved at få en fællesaftale i hus. Vi regner med, at er vi flere andelsboligforeninger, der går sammen om at få en fast aftale med en enkelt udbyder, vil vi kunne nedbringe omkostninger ret betragteligt.
- Kommende bestyrelsesmøder
23. februar (Jonas)
9. marts (Claus)
6. april (Nadia)
11. maj (Martin)
Fremover har vi i bestyrelsen lagt os fast på, at vores møder fast kommer til at ligge hver anden onsdag i måneden.
Hilsener fra Bestyrelsen